Blog

ZIS-EPD: 3 tips voor een succesvolle overgang naar de poliklinische apotheek module van Chipsoft HiX

Het ziekenhuis waarbinnen je werkzaam bent is overgegaan op één geïntegreerd elektronisch patiëntendossier van ChipSoft HiX, waardoor efficiënte gegevensuitwisseling mogelijk is gemaakt en de zorgprofessionals beschikken over de meest actuele informatie. De poliklinische apotheek module zorgt voor een verbreding van deze integratie binnen één HiX omgeving, waardoor een betere samenwerking en meer aandacht voor het primaire proces mogelijk wordt gemaakt. Voorbeelden als: vermindering van dubbele registratie lasten, direct inzage in benodigde uitslagen en één gedeeld medicatieoverzicht zorgen hiervoor. Ondanks de vele voordelen, betekent een overgang naar de poliklinische apotheek module ook dat je één van de eersten bent die deze module in gebruik neemt. Als pionier in het veld vergt de implementatie hierdoor extra aandacht op technisch, functioneel en organisatorisch gebied. In deze blog beschrijf ik drie tips die belangrijk zijn voor een succesvolle implementatie van de poliklinische apotheek module.

 

1.    1. Stel een proces dekkende werkgroep samen met voldoende leden

De uitdaging bij de implementatie van de module is het groot aantal functies die werkbaar moet worden gemaakt. Nodig voor de poliklinische apotheek zijn: receptverwerking, medicatiebewaking, logistiek, digitaal archief, kassa-systeem, robot ondersteuning, management informatie, financiële afhandeling, maar ook koppelingen voor kennisondersteuning en het uitwisselen van gegevens. Voor het inrichten van deze processen is het van belang dat werkgroepleden kennis bezitten van deze onderwerpen. Afhankelijk van de tijd en de beschikbaarheid van de leden, kan het aantal leden worden bepaald per uitgeoefende functie. Is er sprake van meer locaties en werkgroepleden per functie die niet op beide locaties werkzaam zijn, kies er dan voor om vanuit beide locaties iemand aan de werkgroep toe te voegen.

2.    2. Start bij de basisprocessen

De overgang naar een nieuw apotheek informatie systeem maakt het aantrekkelijk om processen direct te optimaliseren. Processen die onvoldoende in het oude systeem zijn geïmplementeerd of nieuwe ontwikkelingen die nog niet waren opgepakt, worden direct boven aan de lijst geplaatst. Zonder dat je het door hebt, gaat er veel tijd verloren aan onderwerpen die secundair zijn en is er weinig tijd over om naar het primaire proces te kijken. Met het oog op de talrijke functies die ingericht moeten worden binnen de module en het nog geringe aantal poliklinische apotheken die de module in gebruik heeft genomen, is het verstandig om eerst stil te staan bij het doorlopen en verbeteren van de basisprocessen.

3.    3. Doorloop het volledige ketenproces

Een groot voordeel van de overgang naar HiX is de mogelijkheid om de werkzaamheden van de poliklinische apotheek, ziekenhuisapotheek en het ziekenhuis volledig te integreren. Echter zijn het ziekenhuis en de ziekenhuisapotheek in sommige gevallen al eerder overgegaan op HiX of zijn zij al in een verdere projectfase. De verwachting is dat deze twee partijen tijdens de inrichting van eigen werkprocessen geen rekening hebben gehouden met de poliklinische apotheek. Als poliklinische apotheek is het daarom belangrijk dat de volledige zorgketen waarin zij betrokken zijn wordt getest. Als voorbeeld moest in een ziekenhuis de ontslagprocedure worden aangepast en moest de inrichting worden veranderd bij een aantal VMO’s. Het doorlopen en aanpassen van de processen in de gehele keten maakt dat er samenwerking nodig is met diverse artsen, verpleegkundigen en ziekenhuisapothekers buiten de werkgroep. Zoek deze spelers tijdig op in het project, zodat direct het goede proces kan worden ingericht in het systeem.

Wat kunnen wij voor u doen?

Careffect heeft ervaring in het leiden van de overgang naar HiX voor de poliklinische apotheek. De consultants zijn bekend met de medicatieprocessen in ziekenhuizen en met de onderwerpen die van belang zijn voor uw poliklinische apotheek. Hebben deze drie tips uw interesse gewekt naar meer informatie of begeleiding bij de overgang naar HiX? Neem contact met ons op om te bekijken hoe wij elkaar kunnen helpen.