Blog

Zorgadministratie: de uitdagingen van DBC-registratie op de PAAZ

 

De registratie van dbc’s op de Psychiatrische Afdeling Algemeen Ziekenhuis (PAAZ) in ChipSoft HiX is complex. De dbc-systematiek in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) verschilt van de systematiek in de medisch-specialistische zorg. Omdat de nadruk van een ziekenhuis ligt op de medisch-specialistische zorg is er meestal onvoldoende expertise in huis om administratieve ondersteuning te bieden aan de PAAZ. Om deze reden draagt de afdeling psychiatrie vaak een grotere administratieve verantwoordelijkheid dan andere afdelingen. In deze blog worden vijf uitdagingen beschreven die men tijdens het werk met dbc’s op de PAAZ tegen kan komen.

 

1.    1.     Directe en indirecte tijd 

Waar in de medisch-specialistische zorg alleen sprake is van een zorgactiviteit code voor een bepaalde handeling of activiteit, is er in de GGZ ook sprake van directe en indirecte tijd per zorgactiviteit. Directe tijd zijn momenten waarin een behandelaar contact heeft met de patiënt. Dit kan zowel face-to-face contact zijn, maar ook telefonisch en elektronisch contact vallen hieronder. De tijd die besteed is aan zaken rondom het contactmoment, bijvoorbeeld het voorbereiden of het schrijven van de decursus, wordt weggeschreven als indirecte tijd. Het correct registreren van deze tijden is in de GGZ van groot belang aangezien de totaal bestede tijd uiteindelijk de productgroep en dus de dbc-vergoeding bepaalt. Omdat zowel de directe als indirecte tijden verschillen per patiënt of het soort onderzoek, is het automatiseren van het registratieproces complex en worden deze tijden vaak handmatig gecorrigeerd.  

 

 2.     Het registreren van verblijfs- en verlofdagen

 

In de GGZ worden er verschillende gradaties aan verblijfsdagen gegeven. In totaal bestaan er negen soorten verblijfsdagen en acht daarvan hebben een oplopende verzorgingsgraad. Zo staat een verblijfsdag met code 8.8.01 voor een lichte verzorgingsgraad en een dag met code 8.8.08 voor high intensive care. Daarnaast komt het regelmatig voor dat patiënten tijdens een verblijf met verlof gaan, bijvoorbeeld om uit te proberen of het thuis weer gaat lukken. Deze dagen moeten altijd goed genoteerd worden en met terugwerkende kracht uit de dbc verwijderd worden. Dit zorgt voor hoge administratieve lasten.

 

 3.     Sluitregels van dbc’s 

 

In de GGZ zijn er verschillende afsluitredenen te kiezen. Zo kan de reden voor afsluiten van de DBC bij de patiënt liggen, bij de behandelaar of er kan besloten zijn om een traject in onderling overleg te beëindigen. Komt een patiënt voor diagnostiek of crisisopvang, dan wordt afsluiting na alleen pre-intake /intake / diagnostiek/ crisisopvang gekozen. Afhankelijk van de afsluitreden wordt een dbc op de assen getypeerd en moet er een functioneringsscore (GAF score) ingevuld worden. Deze sluitregels zorgen voor het ontstaan van extra administratieve handelingen ten opzichte van de medisch-specialistische zorg.


 4.     Goede registratie van crisis-dbc's

 

Crisis-dbc's zijn speciaal ingericht voor patiënten die in crisiszorg komen en mogen maximaal 28 dagen open staan. De crisis-dbc’s werken met andere activiteitcodes dan de reguliere dbc’s, waardoor deze afleiden naar een andere productgroep. Tot slot verandert de wet- en regelgeving rondom zowel de crisis- als de reguliere dbc’s twee keer per jaar. Hierdoor moeten er jaarlijks veranderingen in de registratie werkzaamheden en de inrichting van Chipsoft HiX plaatsvinden.

 

 5.     Materiële controles

 

Een laatste belangrijke uitdaging binnen de GGZ zijn de materiële controles. Deze controles zijn wettelijke toetsmomenten van de zorgverzekeraar die ertoe dienen de betaalbaarheid en toegankelijkheid van de zorg te waarborgen. De controles komen onaangekondigd en de verzekeraars stemmen qua timing niets met elkaar af. Zo kan het eerst drie maanden rustig zijn, terwijl men de maand erop omkomt in het werk. Een secretaresse van de PAAZ beschreef dit als “hollen of stilstaan”. Het feit dat alle zorgverzekeraars met een ander format werken en dat controles tot maar liefst drie jaar terug kunnen gaan, maakt het er niet gemakkelijker op. Door het jaren teruggaan van controles zorgt het ervoor dat eventuele aanpassingen in de registratie pas later gemaakt worden. Op deze manier kan je als PAAZ of GGZ-instelling nog jaren lang last hebben van dezelfde gemaakte fout. Al met al kan het invullen van deze materiële controles veel tijd in beslag nemen en veel geld kosten.    

 

 Hoe kunnen wij u verder helpen?

Careffect heeft ervaring met zowel Chipsoft HiX als met de dbc-systematiek op de PAAZ. Deze combinatie zorgt ervoor dat wij kunnen helpen bij het effectiever inrichten van werkprocessen rondom de registratie van reguliere of crisis-dbc’s en het afsluiten van GGZ dbc’s. Daarnaast kunnen wij helpen met de overgang op horizontaal toezicht in de GGZ sector. Geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.